Project Support Officer (SRQ158828)

Mission context
De Project Support Office (PSO) / Program Management Officer (PMO) ondersteunt de Lead Program Manager en de Initiative Owners van het strategisch Data Transformatieprogramma van de bank. De PSO/PMO zorgt voor efficiënte governance, planning, rapportering, portfoliomanagement en operationele coördinatie over alle transformaties. Als rechterhand van de Program Manager biedt de PSO/PMO zichtbaarheid, structuur en controle over het volledige transformatieprogramma.

Function description

Program Governance & Coordination

• Ondersteunen van de Lead Program Manager in het dagelijkse beheer van het transformatieprogramma.
• Organiseren en coördineren van governance bodies, stuurgroepen, managementcomités en programmareview meetings.
• Voorbereiden van agenda's, vergadermateriaal, notulen, actielijsten en beslissingsregisters.
• Zorgen voor opvolging van beslissingen, acties en uitvoering van engagementen over alle initiatieven.
• Beheren van de geconsolideerde programmaroadmap en planning.
• Consolideren van planningsinformatie van de drie initiatieven.
• Monitoren van voortgang ten opzichte van belangrijke deliverables en signaleren van afwijkingen die managementaandacht vereisen.

Executive Reporting

• Voorbereiden van terugkerende managementrapportering en stuurgroeppakketten.
• Consolideren van KPI's, mijlpalen, budgetinformatie, afhankelijkheden en risico's in executive dashboards.
• Opstellen van heldere managementpresentaties voor senior stakeholders en Executive Management.
• Zorgen voor consistente rapportagestandaarden over alle initiatieven.

Tooling & Documentation Management

• Zorgen voor correcte documentatiebeheer en versiecontrole.
• Ondersteunen van project- en portfoliomanagementtools (Excel, Planner, SharePoint of gelijkwaardig).
• Zorgen dat governance artefacten up-to-date en beschikbaar zijn.

Language requirements

Nederlands
Goede kennis van Engels en minstens één lokale taal (Nederlands en/of Frans)
Frans
Goede kennis van Engels en minstens één lokale taal (Nederlands en/of Frans)
Engels
Goede kennis van Engels en minstens één lokale taal (Nederlands en/of Frans)

Education

Masterdiploma of gelijkwaardige ervaring.

Telework

Verwachting: 50% op kantoor & 50% thuiswerken

Required experience / knowledge

Minimaal 5 jaar relevante ervaring

Technical experience mandatory

• PMO of Program Governance ervaring.
• Portfolio- en projectmanagementmethodologieën.
• Budgetbewaking en financiële rapportering.
• Executive rapportering en voorbereiding van presentaties.
• Geavanceerde PowerPoint- en Excelvaardigheden.
• SharePoint en samenwerkingshulpmiddelen.

Business experience mandatory

• Ervaring met ondersteuning van grote programma's of strategische initiatieven.
• Ervaring met senior stakeholders en managementcomités.
• Sterk begrip van programmagovernance en rapportageprocessen.
• Ervaring met coördinatie van meerdere stakeholders en delivery teams tegelijk.

Preferable

• Ervaring in Data-, Reporting- of Analyticsprogramma's.
• Ervaring in bank-, verzekerings- of gereguleerde omgevingen.
• Consultancy- of transformatieoffice-ervaring.

Soft skills

• Zeer gestructureerd en detailgericht.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Communicatief (rapportering).
• Teamspeler met een collaboratieve mindset.
• Comfortabel in samenwerking met senior management.