Manager meubelbeheer (JP054789)

Over ons

Je komt terecht in de afdeling Bouwprojecten van het Facilitair Bedrijf, met het Herman Teirlinckgebouw als hoofdkantoor op de site Thurn & Taxis, Brussel. De afdeling Bouwprojecten beheert en coördineert de bouwprojecten van ontwerp tot en met oplevering voor de Vlaamse overheid, zowel voor departementen, interne verzelfstandigde agentschappen als extern verzelfstandigde agentschappen.

De afdeling Bouwprojecten telt een 90-tal medewerkers in 4 teams, bijgestaan door een stafdienst van ondersteunende profielen en consulenten in een specifiek vakgebied: team Studie & Coördinatie Bouwprojecten, team Uitvoering Bouwprojecten, team Projectondersteuning en team Technische ondersteuning.

Als manager meubelbeheer kom je terecht in de staf van de afdeling. Je zal er nauw samenwerken met de consulent en productmanager Meubilair, de teammanagers meubilair en onze verhuiscoördinatoren. De opdracht gebeurt onder begeleiding, maar vraagt tegelijk voldoende zelfstandigheid om informatie te verzamelen, analyses uit te voeren, processen uit te schrijven en voorstellen te formuleren.

Functie

De organisatie staat voor een groeiende uitdaging in het gestructureerd, duurzaam en toekomstgericht beheer van het meubelpark, in een context van talrijke kantoorprojecten en verhuisbewegingen.

Om hierop in te spelen, zoeken we een tijdelijke externe medewerker die het huidige meubelbeheer analyseert, optimaliseert en vertaalt naar heldere processen en een gedragen strategisch kader. De focus ligt op het verbeteren van het BOS-systeem, het structureren van loods- en stockbeheer en het uitwerken van een circulaire beheeraanpak.

De opdracht resulteert in een duidelijk inzicht in de huidige werking, concrete verbeteracties en een toekomstgerichte organisatie van het meubel- en stockbeheer, met aandacht voor efficiëntie, duurzaamheid en hergebruik. Je werkt nauw samen met interne stakeholders en draagt actief bij aan een toekomstbestendig meubelbeheer binnen de organisatie en de Vlaamse overheid.

Takenpakket

1. Analyse van de huidige werking
   Als manager meubelbeheer breng je de huidige manier van werken rond meubelbeheer, stockbeheer en loodsbeheer in kaart. Daarbij wordt gekeken naar de bestaande processen, rollen, verantwoordelijkheden, knelpunten en opportuniteiten. Er wordt onderzocht hoe meubels vandaag worden opgevolgd, waar ze worden opgeslagen, hoe beslissingen rond hergebruik of afvoer worden genomen en welke informatie beschikbaar is om dit beheer goed te ondersteunen.
2. Optimalisatie van het systeem voor meubelinventarisatie
   Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het analyseren en optimaliseren van de bestaande tool voor het inventariseren van meubilair in onze kantoorgebouwen, het BOS-systeem, in functie van meubelbeheer. Met deze tool wordt alle aanwezige meubilair in een te verlaten of te optimaliseren locatie geïnventariseerd, geanalyseerd en gebruikt om het meubilair hetzij aan een nieuwe locatie toe te wijzen (1 op 1), hetzij te refurbishen, hetzij te stockeren (voor later gebruik), hetzij circulair te ontruimen.

Deze tool kan echter nog beter worden ingezet en opgevolgd. Door de jaren heen is een zekere vervuiling van de data opgetreden door het veelvuldig én gelijktijdig gebruik ervan. Samen met jouw collega’s zoek je naar optimalisaties van de huidige tool en het gebruik ervan door afspraken op punt te stellen, door vereenvoudiging of verdere ontwikkeling waar mogelijk.

De manager meubelbeheer onderzoekt hoe dit systeem beter kan worden ingezet voor:

• de opvolging van meubels;
• registratie en rapportering;
• stockbeheer;
• overzicht van beschikbare en gebruikte meubels;
• ondersteuning van hergebruik en circulair beheer.

Op basis van deze analyse worden fouten rechtgezet, afspraken gemaakt en aanbevelingen geformuleerd om het systeem efficiënter en praktischer te gebruiken.

3. Loodsbeheer en -opkuis
   Je evalueert de huidige werking van onze loods en brengt de aanwezige stock in kaart. Daarbij wordt onderzocht:
   • welke meubels aanwezig zijn;
   • welke meubels bruikbaar, herstelbaar of niet langer inzetbaar zijn;
   • hoe de loods overzichtelijker kan worden georganiseerd;
   • welke afspraken nodig zijn voor instroom, opslag, uitlevering, hergebruik of afvoer;
   • welke structurele opkuis of reorganisatie nodig is.

   De bedoeling is om te evolueren naar een duidelijke en werkbare organisatie van de loods.

4. Toekomstgericht stockbeheer
   Meubilair langer dan nodig in stock houden heeft geen zin. Idealiter wordt enkel meubilair dat bruikbaar is op korte termijn (te bepalen) opgeslagen in loodsen, weten we op elk moment wat in stock zit, hoe lang we dit willen bijhouden en wat er mee te doen indien het niet meer inzetbaar is.

   Als manager meubelbeheer werk je een voorstel uit voor toekomstig stock- en meubelbeheer en dit aan de hand van de visie rond duurzaam meubilair die door de Productmanager Meubilair is uitgeschreven.

   Daarbij wordt bekeken welke aanpak het meest aangewezen is voor de organisatie:

   • beheer intern;
   • beheer extern;
   • een combinatie van beide;
   • samenwerking met externe partners;
   • tijdelijke of structurele opslag;
   • centrale opvolging van meubelstromen.

   Hierbij wordt rekening gehouden met de lopende kantoorprojecten, verhuisbewegingen, beschikbare middelen, duurzaamheid en de nood aan efficiënt hergebruik. En de mogelijkheid van uitbreiding voor de gehele Vlaamse Overheid.

5. Rol van de organisatie als platform
   Als manager meubelbeheer onderzoek je ook welke rol de organisatie de komende jaren kan opnemen als centraal platform voor de Vlaamse overheid op het vlak van meubelbeheer.

   Daarbij wordt nagegaan hoe de organisatie, op basis van de opgebouwde ervaring en kennis, een ondersteunende rol kan spelen voor entiteiten binnen de Vlaamse overheid bij:

   • meubelopvolging;
   • hergebruik;
   • circulair stockeren;
   • delen van beschikbare meubels;
   • beleidsmatige ondersteuning rond duurzaam meubelbeheer.

   Wat zijn de verwachte resultaten?

   • een analyse van de huidige situatie;
   • een overzicht van knelpunten, noden en opportuniteiten;
   • een voorstel voor de toekomstige werking;
   • duidelijke processen voor meubelopvolging en stockbeheer;
   • aanbevelingen voor het gebruik van het BOS-systeem;
   • afspraken rond loodsbeheer en opkuis;
   • een voorstel rond stock- en loodsbeheer in house of via outsourcing;
   • aanbevelingen voor de verdere positionering van de organisatie als platform voor de Vlaamse overheid;
   • een praktische roadmap voor de korte en middellange termijn.

   Profiel

   We zoeken een profiel met ervaring in projectmatig werken, procesanalyse, logistiek, grote verhuisbewegingen, inventariseren van meubilair en stockbeheer. Affiniteit met meubilair, circulair beheer, hergebruik en duurzame organisatieprocessen is een duidelijke meerwaarde.

   De kandidaat:

   • kan zelfstandig en gestructureerd werken;
   • kan informatie analyseren en vertalen naar praktische processen;
   • heeft oog voor efficiëntie, duurzaamheid en gebruiksvriendelijkheid;
   • kan samenwerken met verschillende interne stakeholders;
   • communiceert helder en professioneel;
   • denkt oplossingsgericht en pragmatisch;
   • kan beleidsmatige vragen vertalen naar werkbare afspraken op de vloer.

   Praktisch

   Het tarief kan jaarlijks geïndexeerd worden cfr. prijsherzieningsclausule contract. Er is geen kilometervergoeding, kost van noodzakelijke verplaatsingen zit inbegrepen in de aangeboden tarief. Er kan indien gewenst wel (gratis) geparkeerd worden in het Herman Teirlinck-gebouw.

   Skills

   • Autocad - Level Intermediate
   • Ervaring met verhuisprojecten - Level Intermediate
   • Excel - Level Intermediate
   • Inventariseren van meubilair en/of stockbeheer - Level Intermediate

   Talen

   • Dutch - Native or bilingual proficiency

   Questions

   Beschik je over minstens 5 jaar ervaring in deze functie?
   Beschik je over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring?
   Beschik je over ervaring met projecten van kantoorinrichting en verhuisopdrachten, gebonden aan een bepaald gebouw of site?
   Kan je een voorbeeld geven van een situatie waarin je orde in de chaos creëerde, waar je na analyse zorgde voor een goed en efficiënt werkproces waar verschillende partijen bij betrokken waren? Hoe heb je dit aangepakt?