Technisch Administratief Medewerk(st)er (SRQ102073)

Elia Transmission Belgium is de beheerder van het Hoogspanningsnet in België. In het kader van de energietransitie ligt de focus op het realiseren van de nodige investeringsprojecten om die energietransitie waar te maken. Het team “Technical Integration” bevat een aantal technische experten en staat in voor de opmaak van de technische standaarden om de realisatie van die investeringsprojecten van het type Onderstations, Lijnen en kabels, te faciliteren en te standaardiseren.

Voorliggende service voorziet in de versterking van het team “Technical Integration” met een Technisch Administratieve Medewerker ter ondersteuning van het team.

Volgende activiteiten maken deel uit van de functie van de Technisch Administratieve Medewerker binnen het team Technical Integration:

• De nieuwigheden op vlak van technische standaardisatie worden 2 maal per jaar via uitgebreide communicatiesessies aan de gebruikers gecommuniceerd. We noemen dit de Technical Gate communicatiesessies. Ze worden bovendien per specialiteit georganiseerd. Het is de rol van de Technisch Administratieve Medewerker om die communicatiesessies te organiseren. Volgende activiteiten maken deel uit van deze organisatie op basis van de input van de verschillende experten van de verschillende specialiteiten (binnen en buiten het eigen team): samenstellen agenda’s, verzamelen presentaties, sturen uitnodigingen, zorgen voor de catering, reservatie van de zalen, opzetten van de teams omgevingen, samenstellen van de Technical Gate Newsletter enz. De Technisch Administratieve Medewerker zal ook de Franstalige communicatiesessies voorzitten, t.t.z. de inleiding en afsluiting verzekeren en de verschillende presentaties aan elkaar spreken.
• De Technisch Administratieve Medewerker zal dezelfde rol opnemen voor de REX communicatiesessies (Retour d’expérience of ervaringsterugkoppeling), in dit geval weliswaar in beide landstalen. In die REX communicatiesessies wordt via presentaties door de betrokkenen en/of door de experten ervaringsterugkoppeling gedeeld met Projectleaders, Project Engineers en Designers.
• De rol van Business Owner op teamniveau opnemen voor een aantal IT-tools op vlak van document management en de business noden vertalen naar het gecentraliseerd Document Management Team. De Technisch Administratieve Medewerker zal tevens het team ondersteunen op vlak van document beheer, archivering, en publicatie van documenten. Het archiveren zal in “Sharepoint” gebeuren (migratie lopende), de publicatie in “Confluence”.
• Het organiseren en beheren van de Technische Certificatie. Via het proces van de Technische Certificatie worden de verantwoordelijken bij de Contractors gecertifieerd. Het komt erop neer dat deze mensen om de 3 jaar een test moeten komen afleggen i.v.m. hun kennis over de technische specificaties. Het organiseren van deze testen, in overleg met de experten, en het opvolgen van de certificaties maakt deel uit van de functie van de Technisch Administratieve Medewerker.
• Het team beschikt over een Tickettingsysteem in “Jira” waarmee acties zoals onderwerpen die op de REX sessies moeten worden gecommuniceerd en verbeteringen die in de standaarden moeten worden doorgevoerd, worden opgevolgd. De Technisch Administratieve Medewerker zal het Tickettingsysteem opvolgen en tickets aanmaken en behandelen ter ondersteuning van de Experten.
• Het coördineren en verspreiden van schriftelijke communicaties zoals Quality Alerts. De inhoud wordt door de experten bepaald, maar de Technisch Administratieve Medewerker zal instaan van het respecteren van de vorm en de coherentie, de vertalingen enz.
• De Technisch Administratieve Medewerker zal ook het aanspreekpunt zijn naar het centrale Quality Team op vlak van de Technische Certificatie, het Tickettingsysteem, de Quality Alerts enz
• Het onderhouden en publiceren van het teamdashboard met input komende uit verschillende kanalen;

Bijkomende vereisten:

• Je bezit een Bachelor diploma Organisatie & Management of gelijkaardig, of je beschikt over gelijkaardige competenties door ervaring. Een opleiding Technisch Administratieve Medewerker via VDAB kan eventueel ook voldoen;
• Je bent goed tweetalig Nederlands en Frans, en je bezit een goede basiskennis Engels;
• Je beschikt over goede plannings- en organisatievaardigheden;
• Je bent teamgericht, klantgericht en in staat om met andere diensten en departementen goed samen te werken;
• Je hebt goede communicatievaardigheden en bent in staat communicatie te doen aan een ruimer publiek in beide landstalen;
• Je hebt affiniteit met IT-tools, en een goede kennis van Word, Excel, Teams, en SharePoint. Affiniteit met AI-tools zoals Copilot is een pluspunt. Kennis van Jira en Confluence is eveneens een pluspunt.