Algemene voorwaarden voor Aanneming van Diensten

ARTIKEL 0. Definities en uitgangspunten

Voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden wordt begrepen onder:

• Addendum: het document dat een wijziging aan een contractueel document formaliseert
• Besteller: de entiteit die een Werkaanvraag indient, (in voorkomend geval) het Contract goedkeurt en ten behoeve van wie de diensten worden verleend
• Bestuur: de overheid die Opdrachtgever belast heeft met de rol van Managed Service Provider, inzonderheid het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Gemeenschap
• De Vlaamse Gemeenschap treedt hierbij op a. enerzijds voor zichzelf en dus voor klanten die tot de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap behoren b. anderzijds ook als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6° van de Wet Overheidsopdrachten voor klanten van andere aanbestedende overheden welke krachtens artikel 47 van de Wet Overheidsopdrachten, bij afname vrijgesteld zijn van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te volgen
• Bijlage: aanhangsel ter invulling van, aanvulling op of additionele toelichting bij deze Algemene Voorwaarden of bij het Contract die, na door beide Partijen te zijn aanvaard, deel uitmaakt van de Overeenkomst
• Contract: de bevestiging van een door Onderaannemer aanvaarde Werkaanvraag voor de uitvoering van een nader omschreven opdracht. Het betreffende Contract is na aanvaarding terug te vinden in de VMS module “Contracten”
• Diensten: het geheel van de prestaties die op grond van de van het Contract door Onderaannemer verricht worden
• Freelancer-Onderaannemer: de natuurlijke persoon die op zelfstandige basis de Diensten verleent in persoonlijke naam of via een vennootschap waarvan de natuurlijke persoon eigenaar is (zgn. eenpersoonsvennootschap) en die geen werknemers in dienst heeft
• Intellectuele (Eigendoms)rechten: met diverse subcategorieën waaronder Bestellers Intellectuele Eigendom, Intellectuele eigendom van derden, Bestellers Nieuwe Intellectuele Eigendom, en Onderaannemer Intellectuele Eigendom
• Groep: de groep van ondernemingen waartoe Onderaannemer respectievelijk Opdrachtgever behoort, conform Europese Richtlijn 2002/87/EG
• Managed Service Provider (MSP): Opdrachtgever
• MSP-kracht: de werknemer, vennoot, bestuurder en/of agent die in het kader van de uitvoering van de Diensten ingezet zal worden door en werken onder de verantwoordelijkheid en het gezag van Onderaannemer, en/of de onafhankelijke consultant en/of onderaannemer die in het kader van de uitvoering van de Diensten werkt onder de verantwoordelijkheid van Onderaannemer
• Onderaannemer: natuurlijke of rechtspersoon waarop Opdrachtgever voor de uitvoering van bepaalde diensten in onderaanneming een beroep wenst te doen omwille van haar expertise, kennis en ervaring, die alle bepalingen van de onderhavige Overeenkomst heeft aanvaard
• Opdracht: een project/specifieke opdracht in het kader van de Overeenkomst waarvan de inhoud en de toepasselijke voorwaarden meer in detail beschreven worden in de desbetreffende Werkaanvraag en het Contract
• Overeenkomst: het geheel van de contractuele documenten die tussen Partijen bestaat, bestaande uit de Algemene Voorwaarden, de Werkaanvraag, het Contract en desgevallend Bijlagen en Addenda.
• Overmacht: omstandigheden buiten de wil van een van de Partijen om, die niet hadden kunnen worden voorzien of voorkomen en die de volledige of gedeeltelijke uitvoering van de Overeenkomst verhinderen
• Partij(en): Onderaannemer en/of Opdrachtgever
• Specifieke Ontwikkelingen: elk te leveren en geleverd resultaat die Onderaannemer creëert in het kader van de uitvoering van de Diensten
• Standaardwerken: de documenten, rapporten, software, tools, databanken, alsook methodologieën, knowhow en concepten die Onderaannemer gebruikt in het kader van de uitvoering van de Diensten en die eigendom zijn van Onderaannemer, de MSP-kracht of van zijn eventuele onderaannemer, of die eigendom zijn van derden
• Teamaanvraag: werkaanvraag waarbij meerdere profielen onder één budget besteld worden
• Vertrouwelijke Informatie: alle documenten en gegevens die in het kader van de Overeenkomst werden uitgewisseld voor zover dat deze de vermelding “vertrouwelijk” of “confidentieel” bevat of waarvan men het vertrouwelijk karakter redelijkerwijze mag veronderstellen, alsook alle persoonsgebonden gegevens en belangrijke informatie met betrekking tot de planning, operaties en financiën van het Bestuur, de Besteller en Opdrachtgever
• Verbonden Ondernemingen: vennootschappen die behoren tot de Groep van Onderaannemer respectievelijk Opdrachtgever
• Vendor Management System (VMS): web based applicatie die gebruikt wordt door alle betrokkenen bij het Contract om o.a. vacante Opdrachten aan potentiële Onderaannemers kenbaar te maken, om een selectie van een kandidaat te doen, om de gepresteerde uren en formele goedkeuringen te registreren, en de facturatie van de gepresteerde uren te genereren
• Werkaanvraag: een concrete bestelling, ingediend via het VMS door een Besteller voor de uitvoering van een nader omschreven Opdracht
• Wet Overheidsopdrachten: wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

ARTIKEL 1. Toepassingsgebied van deze Algemene Voorwaarden

De bepalingen zijn van toepassing op alle via het VMS in het kader van dienstverlening beschikbare documenten en informatie die door Bestellers via het VMS worden geplaatst, en op de verdere uitvoering/opvolging van het Contract dat door de organisatie wordt gesloten met Onderaannemer. De Algemene Voorwaarden vervangen onverkort elke (raam)overeenkomst die op het ogenblik van het afsluiten van het Contract zou bestaan.

De toepassing van eventuele algemene en/of bijzondere (verkoops)voorwaarden van Onderaannemer wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Onderaannemer kan zijn kandidatuur m.b.t. een Werkaanvraag pas stellen op voorwaarde dat hij deze Algemene Voorwaarden integraal en zonder voorbehoud heeft aanvaard.

Onderaannemer kan maximaal drie kandidaten aanbieden op een Werkaanvraag. Een kandidatuur is bindend en blijft minstens 12 kalenderdagen geldig. Direct contact met de Besteller is verboden tot het moment van een eventueel interview.

Door het indienen van een kandidatuur verklaart Onderaannemer zich niet in één van de uitsluitingsgronden te bevinden zoals bedoeld in de Wet Overheidsopdrachten.

ARTIKEL 2. Aard van de samenwerking

De Overeenkomst bestaat uit de Algemene Voorwaarden, bepalingen van de Werkaanvraag, het Contract en eventuele Addenda en Bijlagen. Bij tegenstrijdigheid geldt een hiërarchie: Algemene Voorwaarden, Contract, Bijlagen.

Het Contract is pas definitief na volledige goedkeuring door de Besteller. Diensten zonder definitief Contract kunnen niet gefactureerd worden. Onderaannemer voert de Diensten uit als onafhankelijke partij zonder gezagsrelatie met de organisatie of Besteller.

Onderaannemer dient een duidelijke juridische verhouding met de MSP-kracht te waarborgen en belangenconflicten te melden.

ARTIKEL 3. Uitvoeringsmodaliteiten

Instructierecht is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Onderaannemer blijft werkgever van de MSP-kracht en is verantwoordelijk voor arbeidsvoorwaarden, training, evaluaties, en disciplinaire maatregelen.

Communicatie en rapportering verlopen via de SPOC’s. Plaats en tijdstip van uitvoering worden vastgelegd in het Contract. Materiaal wordt in principe door Onderaannemer geleverd, tenzij anders overeengekomen.

Vervanging van MSP-kracht is onder voorwaarden mogelijk en mag niet leiden tot hogere tarieven. Vervanging kan leiden tot beëindiging van het Contract door de organisatie.

Onderaannemer verleent technische support en kan bemiddeling door het Bestuur inroepen bij moeilijkheden.

ARTIKEL 4. Honoraria en betaling

Betaling geschiedt op basis van het uurtarief in het Contract. Tarieven zijn all-in exclusief BTW en kunnen slechts onder voorwaarden geïndexeerd worden. Facturatie gebeurt elektronisch via het Peppol-netwerk en op basis van goedgekeurde tijdsregistraties.

ARTIKEL 5. Verantwoordelijkheden van Onderaannemer

Onderaannemer voert de Diensten uit volgens de regels van de kunst en is verantwoordelijk voor de inzet van bekwame MSP-krachten. Hij dient te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen inzake RSZ, BTW en belastingen en vrijwaart de organisatie voor eventuele boetes.

Discriminatie is verboden en meldingen van ongewenst gedrag dienen direct gemeld te worden.

ARTIKEL 6. Verzekeringen, vrijwaring en Aansprakelijkheid

Onderaannemer dient de nodige verzekeringen af te sluiten, waaronder Burgerlijke Aansprakelijkheid en Beroepsaansprakelijkheid, met dekking tot minstens 3 jaar na beëindiging van de Overeenkomst. Aansprakelijkheid is beperkt tot bepaalde bedragen, met uitzonderingen voor o.a. lichamelijke schade en schending van intellectuele eigendomsrechten.

ARTIKEL 7. Niet-afwerving

Onderaannemer mag gedurende de looptijd van het Contract en 12 maanden daarna geen medewerkers van de Besteller afwerven. Bij schending kan een schadevergoeding worden geëist.

ARTIKEL 8. Intellectuele Eigendomsrechten

De intellectuele eigendomsrechten van de Besteller blijven bij de Besteller. Nieuwe intellectuele eigendom ontwikkeld voor de Besteller behoort toe aan de Besteller. Onderaannemer verleent gebruikslicenties en vrijwaart de organisatie tegen inbreuken op intellectuele eigendomsrechten.

ARTIKEL 9. Veiligheid, preventie en welzijn

Onderaannemer dient de veiligheidsmaatregelen van de Besteller strikt na te leven en voldoende geïnformeerd te zijn over deze maatregelen.

ARTIKEL 10. Administratieve processen

Onderaannemer dient de administratieve procedures van de organisatie te volgen. Niet-naleving kan leiden tot administratieve kosten.

ARTIKEL 11. Vertrouwelijkheid

Vertrouwelijke informatie mag niet worden verspreid zonder schriftelijke toestemming. Onderaannemer verplicht MSP-krachten en onderaannemers tot geheimhouding. Verplichtingen blijven 10 jaar na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.

ARTIKEL 12. Verwerking van persoonsgegevens

Partijen dienen alle privacywetgeving, waaronder de AVG, na te leven. Onderaannemer treedt op als verwerker van persoonsgegevens en dient instructies van de Besteller op te volgen. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming.

ARTIKEL 13. Audit

De organisatie voert steekproeven en audits uit op Werkaanvragen, Opdrachten en Contracten, met bijzondere aandacht voor belangenvermenging, correcte toepassing van bepalingen, en onrechtmatige handelingen. Onderaannemer verleent medewerking aan audits.

ARTIKEL 14. Duur en beëindiging

De Overeenkomst vangt aan bij aanvaarding en eindigt uiterlijk op 15 juli 2027. Het Contract kan worden beëindigd bij substantiële tekortkomingen, faillissement, of niet-naleving van verzekeringsvereisten. Opzeggingen en beëindigingen zijn geregeld met bepalingen over vergoedingen en voorwaarden.

ARTIKEL 15. Diverse bepalingen

Onderaanneming is toegestaan onder voorwaarden en met maximaal twee niveaus van onderaanneming. Overdrachten en wijzigingen van de Overeenkomst dienen schriftelijk en met goedkeuring te gebeuren. Overmacht, afstand van rechten, toepasselijk recht en taalgebruik zijn geregeld.

Bijlagen

Bijlage 1: QuickRefCard Facturatie - beschrijft de facturatieprocedure via het VMS en Peppol-netwerk.

Bijlage 2: Verwerkersovereenkomst - regelt de verwerking van persoonsgegevens, beveiligingsmaatregelen, audit, rapportage, en geheimhouding conform de AVG.

De bijlagen bevatten uitgebreide specificaties over beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, incidentbeheer, en bedrijfscontinuïteit.