Contract Manager

Als Contract & Vendor Manager maak je deel uit van het team Procurement, Contract en Vendor Management van B-IT (IT-afdeling van de NMBS via YPTO).

Je functioneert in een complexe IT-omgeving die kritisch is voor de continuïteit van de operaties en bent verantwoordelijk voor het aansturen van strategische IT-aankoopdossiers en het beheer en de optimalisatie van een portfolio van IT-contracten met een hoge financiële, operationele en regelgevende impact. Voor deze functie betreft het voornamelijk het aanschaffen van IT-Software en diensten.

• Je stuurt complexe IT-aankoopdossiers end-to-end aan en bepaalt aankoopstrategieën in lijn met de digitale roadmap van de NMBS.
• Vanuit operationeel oogpunt stuur je de definiëring van de behoeften aan in samenwerking met interne stakeholders, waarbij je aankoopstrategieën bepaalt en de opmaak van technische lastenboeken aanstuurt, in nauwe samenwerking met de dienst Procurement van de NMBS en de verschillende betrokken IT-afdelingen (SME).

Gewenst profiel:

• Je leidt of coördineert complexe overheidsopdrachten (goederen en diensten), inclusief het bepalen van de aankoopstrategie, governance van het evaluatieproces en technische en contractuele onderhandelingen, in samenwerking met de interne procurement afdelingen die ervoor moeten zorgen dat de wetgeving inzake openbare aanbestedingen wordt nageleefd.
• In een omgeving van multi-vendors sta je in voor de volledige governance van IT-contracten, inclusief performantie-opvolging (SLA/KPI), proactieve risicobeheersing en corrigerende acties om continuïteit en waardecreatie te garanderen.
• Dankzij uw bevoorrechte contacten met uw interne klanten en uw kennis van de IT-wereld en de IT-markt begrijpt u perfect wat hun behoeften zijn en kunt u samen met hen de juiste contractuele oplossingen, de bijbehorende prijsmechanismen en de systemen voor het controleren en evalueren van de geleverde service (KPI's) bedenken.
• Je bent verantwoordelijk voor de relatie met strategische leveranciers, inclusief escalatiemanagement, complexe geschillen en onderhandelingen op senior niveau.
• Je beheert een portfolio van kritieke IT-contracten en verzekert zicht op deadlines, risico’s, optimalisatie-opportuniteiten en financiële impact.
• Je draagt rechtstreeks bij aan kostenbeheersing, contractoptimalisatie en het beheren van contractuele, financiële en regelgevende risico’s.
• Je treedt op als business partner en adviseur voor het management door behoeften uit te dagen en richting te geven aan strategische beslissingen.
• De rol wordt gekenmerkt door het gelijktijdig beheren van complexe dossiers en contracten met belangrijke financiële impact en directe invloed op de continuïteit van IT-diensten.

Conformity criteria

• Minimum 10 years of experience as Sourcing or Contract Manager in IT-Software related projects, demonstrated in the CV
• Minimum 2 years of experience in public sector procurement of software &/or IT services, demonstrated in the CV
• Fluent in English, Dutch, and French. (Dutch or French at C1 level, others at least B2)
• Willing to work on site at least 2 days a week

Evaluation criteria

Voor elk beoordelingscriterium wordt verwacht dat uw cv relevante ervaring of kennis duidelijk aantoont aan de hand van één of meerdere voorbeelden of projecten. Hoe meer relevante ervaring of kennis u kunt onderbouwen met concrete voorbeelden, hoe gunstiger uw cv zal worden beoordeeld:

• RFP & Procurement Knowledge: Demonstrate a level of experience with RFP lifecycle and procurement processes (number of projects, role, responsibilities)
• Writing Quality & Clarity: Demonstrate experience in drafting procurement documents (RFPs, specifications), including scope, complexity and stakeholder interaction
• Hoe meer relevante ervaring/verantwoordelijkheid de kandidaat kan onderbouwen met concrete voorbeelden van aankoopprojecten in complexe omgevingen, hoe gunstiger het cv zal worden beoordeeld:
• Project Management & Coordination: Level of responsibility in project coordination (timelines, stakeholders, deliverables), based on roles and projects delivered