Administrative (PMO) Support (JP055110)

Job Description – Administrative (PMO) Support

Dit is een boeiende fulltime functie binnen een snel evoluerend team dat een organisatie ondersteunt in haar digitale transformatie. Je werkt samen met een dynamisch team en krijgt kansen om te leren en te groeien terwijl je bijdraagt aan de realisatie van projecten.

Jouw toekomstige taken en verantwoordelijkheden:

Als PMO Support maak je deel uit van een druk PMO-team dat projectresourcing, financiën, risico en governance ondersteunt. Je werkt nauw samen met projectmanagers om hun administratieve, plannings- en financiële behoeften te vervullen. De taken zijn gegroepeerd in drie pijlers: Resource Management, Cost Management en Communication & Reporting.

Verantwoordelijkheden:

• Algemeen
  • Beheer van de projectmanagementtooling (Planview)
  • Coördinatie van tijdregistratie, maandelijkse rapportering en facturatie met projecten
  • Ondersteuning van het volledige projectteam tijdens vergaderingen, inclusief agendabeheer, notuleren, acties opvolgen
  • Ondersteuning bij interne en externe audits
  • Assistentie bij projectopstart en -onderhoud
  • Het aanspreekpunt voor projectmanagers bij vragen of ondersteuning
• Resource Management
  • Toegang verlenen aan nieuwe collega’s, vooral externen
  • Monitoren en opvolgen van resourcecapaciteit in lopende en toekomstige projecten
  • Beheer van vraag en aanbod binnen projecten
• Cost Management
  • Regelmatige rapportering aan de financiële afdeling
  • Overzicht en controle van aankooporders en facturen
  • Opvolging van projectfinanciën
• Communicatie & Rapportering
  • Voorbereiden en coördineren van communicatie op portefeuilleniveau
  • Contact onderhouden met interne stakeholders en belangrijke klantcontacten
  • Assistentie aan de PMO Manager bij het definiëren en communiceren van projectmanagementprocessen, standaarden en governance
  • Zorgen voor naleving van governanceprocessen en reviews
  • Coördinatie met projectteamleiders voor best practices in projectprocessen
  • Input leveren voor aanpassingen aan het PMO op basis van strategie en behoeften

Vereiste kwalificaties:

• Ervaring van instapniveau tot 2 jaar in een gelijkaardige functie
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, en vaardigheid in omgang met interne en externe stakeholders
• Goede kennis van MS Office, inclusief Excel, PowerPoint, Outlook, Word en Power BI
• Basiskennis in het opstellen en onderhouden van projectplannen
• Ervaring met Alfresco en basisgebruikersadministratie
• Volwassen, leergierig, zelfgemotiveerd met een positieve instelling en goede werkethiek
• Teamspeler die proactief is en zelfstandig kan werken met weinig toezicht
• Detailgericht met het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren in een drukke professionele omgeving
• Uitstekende organisatie- en interpersoonlijke vaardigheden
• Flexibiliteit om tussen PMO-gebieden te schakelen om pieken in de werklast op te vangen